연 85억 원 절감한 공공기관의 선택…출장 관리 DX로 완성한 비용 최적화 공식

복잡한 프로세스가 만든 숨은 비용

우선 비즈플레이는 출장 업무의 복잡성으로 인해 낭비되는 시간과 비용에 주목했다. 심 본부장은 “출장 한 건당 평균 13시간의 행정 업무가 발생한다는 글로벌 보고서를 고객사에 소개하면 대부분은 ‘그럴 리 없다’고 반응하지만, 실제로는 출장 신청, 승인, 예약, 영수증 처리와 정산에 이르기까지 기업 내부에서 연쇄적으로 발생하는 행정 부담이 상당하다”라고 설명했다. 이런 숨은 비용은 출장 관리자뿐 아니라 출장자, 경리팀, 회계팀 등 여러 부서의 리소스를 분산시키는 요소로 작용한다.

문제는 실제 기업 현장에서 고스란히 드러난다. 심 본부장은 철강 기업 P사의 사례를 언급하며, “기존 프로세스에서는 임직원이 해외 출장 시 수백만 원에 달하는 숙박비를 개인 카드로 먼저 결제하고, 한두 달이 지나서야 환급받는 일이 반복되고 있었다. 이는 직원의 자금 부담은 물론, 회사의 비용 통제에도 구조적인 어려움을 주던 요인”이라고 설명했다.

공공기관도 상황은 비슷하다. 약 75만 명의 공무원 여비 규정을 총괄하는 중앙부처인 A 기관은 영수증 보관용으로 별도의 컨테이너를 임대하고, 증빙 검토를 위한 보조 인력을 투입하는 등 아날로그 중심 프로세스로 인해 연간 약 1억 6,000만 원의 간접비용을 지출했다. 심 본부장은 이 같은 증빙·정산 관련 비용을 “제로에 가까운 수준”으로 줄일 수 있다고 강조했다.